広告・アフィリエイトリンクは掲載していません。下記に自社BOOTH商品がある場合は、その案内をPRとして表示しています。
社内規程の版管理に使う道具を選ぶ五つの質問
規程管理で最初に決めたいのは、どれが現行版かを誰でも確認できる場所です。ファイル名に「最終」と書くだけでは、承認後の変更や施行日を追えません。管理表には規程ID、版、起案者役割、承認日、施行日、保存先、周知日、旧版の扱いを別列で残します。内容そのものと承認証跡を同じファイルに上書きしない運用が肝心です。
共有フォルダ、文書管理サービス、表計算台帳を比べるなら、①閲覧と編集の権限分離、②版履歴の復元、③承認記録、④検索、⑤退職・異動時のアクセス移管、⑥エクスポート、⑦費用を同条件で点検します。小規模な組織では、まず既存の保管環境に台帳を加え、架空規程で「起案→差戻し→承認→施行→旧版参照」を試す方法があります。特定の法的保存義務を本稿から推定しないでください。
導入チェック: 現行版の単一URLまたは保管場所／改訂履歴／承認証跡／周知先／旧版を読む権限／退職者の権限解除／バックアップ。法令上の規程内容と届出要否は公的資料や専門家へ別途確認。
一次・公式確認先: 厚生労働省 https://www.mhlw.go.jp/ の就業規則関連案内、候補サービスの公式権限・版履歴・契約条件。公開直前に現行ページを再確認。